重庆工程职业技术学院电子档案管理制度

为规范重庆工程职业技术学院电子档案的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文档归档与管理规范》等有关法律法规，特制定本制度。

第一条 本制度所称电子文档是指重庆工程职业技术学院在履行学院职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

第二条 归档电子文档的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。

第三条 电子文档归档时，目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文档一同归档保存。

第四条 通过储存载体进行交接的归档电子文档，移交与接受部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第五条 各部门在每年6月之前将上一年度应归档的电子文档随纸质档案一并向档案室移交归档。

第六条 移交档案室的电子文档应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。

第七条 归档电子文档的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在14-24℃；相对湿度控制在45-60%。

第八条 接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要即时采取恢复措施。

第九条 归档电子文档的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文档。

第十条 利用归档的电子文档，应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文档采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。

第十一条 归档电子文档的鉴定销毁，须经重庆工程职业技术学院档案馆和分管领导批准，编制销毁清册。

第十二条 档案管理人员为数字档案系统安全保密责任人，计算机管理人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作。

第十三条 数字档案系统登录账号和密码妥善保管，不得泄露给他人，密码定期更改。

第十四条 电子档案原文仅供相关人员查阅，不得擅自外传。涉密档案不得在网上提供查询。

第十五条 禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统

第十六条 各类数字档案质量检查合格后，录入数字管理系统，有档案馆统一管理，修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。

综合档案室应配备专用的电子档案柜，规范存放归档的电子档案。