重庆工程职业技术学院实物档案管理办法

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，为加强学院实物档案的收集、管理和利用，避免损坏和丢失，使实物档案更好地为各项工作服务，特制定本办法。

一、实物档案管理的基本原则

1、实物档案是指学院各院（系）、各部门及个人在教学、科研、党政管理和社会活动中，直接形成的具有保存利用价值和历史凭证作用的各种形式的实物，是一种特殊载体的档案。

2、实物档案直观、形象地反映了学院各项实践活动的某个方面或该活动的结果。人们通过实物档案可以了解学院发展的历史轨迹，它是学院各项工作成绩的见证，具有保存利用价值和直观教育作用。实物档案和其它载体档案一样，是学院档案的重要组成部分。

3、实物档案应实行集中统一管理，统一陈列，确保完好无损。

二、实物档案的收集范围

1、学院和各院（系）、各部门历年来获得的各种牌匾、奖杯、奖章、奖牌、奖状、锦旗和证书等奖品。

2、学院历史上使用过的各种校徽、印模等。

3、学院在校外各种大型文体活动中获得的牌匾、奖杯、奖状、锦旗和证书等奖品。

4、兄弟部门、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品。

5、学院举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。

6、其它有保存价值的物品。

三、实物档案收集、管理办法

1、各院（系）、各部门应在次年的第一季度向档案室送交本部门所获得的各种奖品。如果希望保留一段时间，可先将所获奖品的照片及文字说明送交档案室。

2、对个人及各部门送交以往保留的实物档案，档案室随时接收。任何单位或个人不得将归档实物损坏、私存或转送他人。

3、各院（系）、各部门及个人在送交实物档案时，应附上实物档案的文字说明，并办理交接手续。交接清单一式两份，一份由送交部门或个人保存，一份由档案室保存。对个人赠送的珍贵实物档案，档案室将发给纪念证书。

4、凡属校外赠送的礼品，接收部门应将所收礼品清单送交一份给档案室；其中有使用价值的礼品，经院领导同意可由接收部门保留使用，珍贵礼品应交档案室保存，并办理交接手续。

5、收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。

6、学院档案室对收集到的实物档案，将进行分类、整理、编号，并妥善保管。有条件时再由档案室拍照汇编成册，便于提供利用。

7、归档实物档案要保持整洁、无破损。

四、实物档案的利用

1、对学院实物档案进行固定陈列，存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂。

2、实物档案库房应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。

3、学院各院（系）、各部门如利用实物档案，可到档案室办理借出手续，但对珍贵的实物档案，只提供照片，一般不将实物借出，以免造成损坏或丢失。