为加强学校档案管理工作，有效保护和利用档案，充分发挥档案在学校建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子文件归档与管理规范》、《普通高等学校档案管理办法》等法规精神，结合学校实际情况制订本制度。

第一章  总 则

第一条  本制度所称的档案是指学校过去和现在从事招生、教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像以及在数字设备及环境中产生的电子文件数据、载体等不同形式的历史记录。

第二条 学校档案是评估教学质量、衡量管理水平、促进科学研究、维护学校权益以及编写校史等的重要依据，是国家、社会和学校宝贵的历史文化财富，必须坚持集中统一管理的原则，做到完整、准确、系统、安全和有效开发利用，资源共享，任何部门和个人不得据为己有。

第三条 学校加强对档案工作的领导和管理，将档案工作纳入学校整体发展规划，纳入相关管理制度，纳入整体考核指标体系。

第二章  管理机构和档案工作人员

第四条 坚持党委领导、校长负责、档案机构集中管理和组织协调、各部门共同参与的档案工作体系。

第五条 学校在图书馆设立档案管理的专门机构——档案科，负责全校档案的收集、整理、鉴定、保管、利用及编研等工作。

第六条  建立一支以档案科为主体的相对稳定的档案工作队伍。

（一）档案科须配备有一定政治素质和档案专业知识的档案管理干事，负责收集、整理、编目、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料，指导、检查、协助各部门做好立卷归档工作。

（二）校属各单位、各部门须有一名负责人分管该部门的档案工作，并配备1-2名专（兼）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。

（三）各单位、各部门档案工作分管领导和档案员有变动时，须及时补上并报学校档案科备案。

（四）档案人员工作调动时，必须办完档案移交手续后方能离开工作岗位。

第三章  档案管理

第七条  实行档案集中统一管理的原则，校属各部门、各单位档案必须在规定的时间内向档案科移交，任何单位或个人不得以任何借口截留或据为己有。

第八条 学校档案材料的归档范围主要有：

（一）党群类：主要包括党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、记录及纪要，各党群部门的工作计划、总结，上级机关与学校关于党群管理的文件材料，包含纪检、监察、组织（包括离休干部、党校工作材料）、宣传教育(包括学生思想政治工作材料)、统战、工会（包括教代会、工代会、妇女工作材料）、团委（包括学生社团工作材料）。

（二）行政类：主要包括行政工作的各种会议文件、记录及纪要，上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料，包含院办、人事、审计、保卫、后勤、档案、图书等产生的档案。

（三）教学工作类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料（包含专业、课程、教材、学籍管理等）。按教育部、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。

（四）科学研究类：包括教育科学研究规章制度、学术活动、专项统计、科研成果等材料。按国家《科学技术研究档案管理暂行规定》和《科学技术研究课题档案管理规范》相关规定执行。

（五）产品生产与科技开发类：主要包括在产学研过程中形成的文件材料、产品样品或者样品的照片、录像等。

（六）基本建设类：按国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的相关规定执行。

（七）仪器设备类：主要包括从国内外购买的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）出版类：主要包括编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。

（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料，学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料，学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料，学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十）财会类：按国家《会计档案管理办法》和《重庆市会计档案整理要求及案卷格式》执行。

（十一）其他：包含实物档案、人物档案、电子档案等。

上述归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、光盘等各种载体形式。电子档案上传档案管理系统。

第九条 个人从事教学、科研、管理等职务活动形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按规定向档案科移交，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案科可以通过征集、代管等形式管理。

鼓励个人、特别是有重大贡献和取得重要成就者在非公务活动中形成的文件材料，以捐赠或代管的方式移交档案科，学校予以适当奖励。

散落在社会和个人，对学校有重要价值的文件材料，由学校出资征集。

第十条 把数字档案建设纳入智慧校园建设整体规划，以档案目录数字化为基础，以馆藏档案全面数字化为方向，按照“存量档案数字化”和“增量档案电子化”的基本要求，切实推进档案存储数字化和利用网络化。

第十一条  统一使用数字化档案管理系统进行电子文件的管理和归档。OA办公、教学、科研、人事、资产管理等所有管理系统需要完善档案归档功能，免费开放接口，保证数据的无缝对接，保证定时把本系统的电子文件推送到档案管理系统。

第十二条 纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件的归档要求按照国家档案局发布的《归档文件整理规则》和《重庆工程职业技术学院文件材料立卷归档办法》执行。

第十三条 文件材料实行形成部门归档制度。由各部门的档案员按文件材料的自然形成规律，加以系统整理、编排件号和页号，制作盒内目录，由部门负责人审批后按期向档案科移交归档。

第十四条 档案材料的归档时间为：

（一）各单位、各部门档案应在次学年6月底之前归档；

（二）各教学单位形成的教学档案应在次学年寒假之前归档；

（三）科研类档案应在项目完成后2个月内归档；

（四）基建档案应在项目完成后3个月内归档；

（五）财会类档案应在形成年度的第三年的6月底前归档。

（六）获得省部级以上个人和集体荣誉应每半年归档一次，归档的时间为每年6月底和12月底。

第十五条 档案科按照相关规定，结合学校实际，确定档案的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经档案科组织人员鉴定并登记造册报学校校长办公会批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十六条  档案科加强对涉密档案的管理。涉密档案密级的变更和解密，必须严格按照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的相关规定办理。

第十七条 档案科应认真执行档案统计年报制度，并按国家有关规定报送档案工作统计数据。

第四章  档案的利用和公布

第十八条 档案科应采取多种措施，开发档案信息资源，加强档案编研，开展档案宣传。

第十九条 任何单位或个人需查阅档案科保存的档案，均须出示单位介绍信或持有合法身份证明，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，方可查阅。

境外组织或者个人利用学校档案的，按照国家有关规定办理。

第二十条 查阅、摘录、复制未开放的档案，涉及不公开的档案或技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，报请主管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，必须经学校党委会或校长办公会批准。

第二十一条 重要、珍贵的档案一般不提供原件。如有特殊需要，应经档案负责人批准。

加盖学校档案查询专用公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十二条 档案科为校内外用户利用档案创造便利条件，凡用于校内工作或公益目的，不收取任何费用；对用于个人或者商业目的，按照学校有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案科应当无偿并优先提供。

第二十三条 档案科编制配套的档案检索工具，积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。

第五章　条件保障

第二十四条 学校将档案工作所需经费单独立项，列入学校预算，保证实现档案管理现代化、档案信息化的需求，加快数字档案建设，保障档案信息化建设与学校智慧校园建设同步进行。

第二十五条 档案科应不断改善档案保管条件，研究和改进档案保护技术，及时修补、修复破损档案，延长档案使用寿命，维护档案的完整与安全。对重要档案和破损、褪色档案应及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十六条 档案库房应符合档案管理要求，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照国家《档案馆建设标准》的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。

档案库房要自成体系。库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间，档案库房应满足今后二十年档案保管的需要。

第六章 奖励与处罚

第二十七条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理和提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十八条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章   附  则

第二十九条 本制度自发布之日起施行。

第三十条 本制度解释权归学校档案科。